Puerta del Mar HOA
KM55 - Baja California Norte
Puerta Del Mar
General Meeting
Minutes
May 21, 2011
I. Don Pochinko, the President, welcomed everyone and called the meeting to order at 10:10 am.
Don Pochinko, El Presidente, le dio la bienvenida a todos los presentes.
II. Gaby Hernandez, Secretary, took attendance and the minutes were read. She made a motion to pass the minute the motion was seconded and it the minutes were passed.
Gaby Hernández, Secretaria paso lista y se leyó la minuta. Ella hizo una moción para aprobar la minuta, la moción fue secundada y la minuta fue aprobada.
III. FINANCIAL REPORT/REPORTE FINANCIERO
Jose Rodriguez, The Treasurer, passed out an income statement and gave a brief report on the finances. He said that a full report will be given at the July General Assembly Meeting. However, he explained that security continuous to be the HOA biggest expense. He also mentioned that we are still operating on the red due to owners who are not paying their dues. It was said that about half of the owners at PDM do not pay their dues in addition to a few owners who have stopped paying. / Jose Rodriguez, Tesorero, paso el estado de ingresos y dio un breve reporte financiero y dijo que un reporte completo se dará en la siguiente Asamblea General. Sin embargo explico que la seguridad continúa siendo el gasto más grande de la Asociación de Colonos de PDM. También menciono que estamos operando en rojo debido a que la mitad de todos los propietarios no pagan sus deudos mensuales. Aparte de algunos que han dejado de pagar últimamente.
IV. Bancomer Account /Cuenta con Bancomer
Jose Rodriguez explained the situation with Bancomer and the way the money will be reimbursed. He said that since Lagza is current with the bank, all owners should take advantage of this opportunity and to try to get their titles before December 2011. He also said that to pay Tony Montero per his request, it was in the hand s of the owners in Tony’s list. Michael Rosas, owner, asked what had been the response from the owners as to reimbursing Tony. Rodríguez told him that 12 people had responded but only 3 agreed to pay Tony.
Jose Rodríguez explico la la situación con Bancomer y como se rebalsara estos fondos. También dijo que el grupo Lagza está al corriente con el banco así que los propietarios deberían aprovechar esta oportunidad y obtener los títulos de sus propiedades antes del 2011. En cuanto al asunto de devolverle a Tony Montero lo que el dice que se le debe, está en las manos de los propietarios en la lista de Tony. Michael Rosas pregunto cuál había sido la respuesta de los propietarios en cuanto a reembolsarle el dinero a Tony. Rodriguez le contesto que solamente 12 propietarios habían contestado y que solamente 3 estaban de acuerdo con el reembolso.
V. The Owners were informed by Don Pochinko that the office will change accounting program from Compact o Quickbooks. Ron Drake asked if the taxes had been filed. Don said that he wasn’t sure being that there have been so many changes on the board, but that he will investigate.
Se les informó a los dueños que la oficina va a cambiar el programa de contabilidad de Compac a Quicbooks. Ron Drake pregunto si ya se habían archivado los impuestos. Don dijo que no estaba seguro ya que había habido tantos cambios en la mesa, pero que el lo averiguaría.
VI. Architectual Committee/Comité De Arquitectura
The design of the retaining wall is currently being done. A preliminary study of the required profile for the slope was done by the geotechnical engineer. Images were presented showing some of the dimensions for the proposed retaining wall, which will be a gavion wall, that is made of rocks encased in wire mesh. After review by Ernesto, it was determined that the slope should include a path for a future ramp, and the design was sent back to the geotechnical engineer for revision. Scott Cole asked about how the retaining wall was going to be anchored. Per Ernesto, the gabion wall includes a toe, that it is anchored in the arroyo bed approximately 1 meter; although the final depth will be determined at the time the final design is completed. Leobardo Hernandez, a member of the architectural committee suggested that we should do the work ourselves and offered to help build the wall. He said that building walls and working with cement was his specialty in the States. He said that he has a lifetime of experience on this field. Ernesto clarified that the decision as to who will built the wall has not been determined. This will depend on cost, and the complexity of the project. Ernesto explained that although we want to save money, all options should be included at this point, including bidding the project competitively. A final decision should be made by the board after the project is completed.”
El diseño de la pared de retención esta actualmente en desarrollo. Se hizo Un estudio preliminar del perfil del declive fue hecho por el ingeniero geotécnico. Se mostraron imágenes que mostraban algunas de las dimensiones para la pared de retención que se propone la cual será una pared de gavión que está hecha de piedras encerradas en malla metálica. Después de haber sido revisado por Ernesto, se determinó que la inclinación debe incluir un camino para una futura rampa. El diseño se le regreso al ingeniero geotécnico para revisiones adicionales. Scott Dale pregunto cómo se amarraría la pared. Ernesto dijo que el gavión incluye un enganche para anclarse a más o menos un metro de profundidad aunque la profundidad deberá fijarse una vez que los planos finales estén listos. Leobardo Hernández, miembro del comité de arquitectura, sugirió que el trabajo se debe hacer con elementos internos y se ofreció para edificar la pared. Dijo que edificar paredes y trabajar con cemento era su especialidad en los Estados Unidos. También dijo que tiene una vida de experiencia en este campo. Ernesto clarifico que la decisión de quien edificara la pared, aun no se ha determinado. La decisión se tomara de acuerdo a la complexidad y costo del proyecto. Ernesto explico que aunque queremos ahorrar dinero, por el momento se deben de mantener todas las opciones abiertas, incluyendo presupuestos competitivos para este proyecto. Una decisión final se tomara por la Mesa Directiva una vez que los planos del proyecto hayan sido terminados.
VII. Phase Director’s Report/ Reporte de Los Directores de las Fases
Jose Arias, Phase 1 Director said that the grid that was installed to cover the tunnel on phase between phase 2 and 1 will be redone. He also said that the beach access on phase 1 is very dangerous because of the falling rocks so the stairway will be secured by shaving the cliff and throwing a wire net to hold the falling rocks.
José Arias, Director de la primera fase, dijo que la rejilla del tunel se tendrá que rehacer. También dijo que el acceso a la playa por la primera fase está muy peligroso debido a las piedras que caen del cerro así que las gradas se aseguraran limpiando el cerro y tirándole una malla de metal para evitar que las piedras caigan en las escaleras.
Jose Natera, Phase Two Director, reported that there is house with lose tiles on the roof, a house with the garage door damaged by the wind and there is a house where construction was abandoned and is causing a huge rodents problem. He also said that due to the weed overgrowth there is also a problem with gophers, and if we leave it untreated they will eat the underground wire. He added that all these owners have been notified of their violations.
Jose Natera, Director de la fase 2 reporto que hay una casa con tejas sueltas en el techo, una casa con el garaje hundido por el viento y que hay una casa donde se abandonó la construcción y que está creando un gran problema con los roedores. Tambien dijo que con el crecimiento de la maleza se creó un problema con los topos y si se deja sin tratar los topos hasta se comen los cables de electricidad.
Bill Scott Phase 3 Director will look into getting an exterminator for the gophers.
Bill Scott Director de la Fase Tres, se encargara de buscar un exterminador para los topos.
VIII. Eduardo Casillas, Vice-president, stated that the board is here to look out for the interest of all owners at the Puerta Del Mar Community. He touched on some security issues and assured the owners that the board takes all security issues very seriously.
Eduardo Casillas, Vicepresidente, dijo que la Mesa Directiva esta aquí para ver por los intereses de todos los propietarios de la comunidad de Puerta Del Mar. Toco en algunos asuntos de seguridad y le aseguro a los propietarios que la Mesa toma todos los asuntos de seguridad muy en serio.
IX. President’s Report/Repote del Presidente
Elections:/Elecciones
Don Pochinko, President, talked about the upcoming elections at the General Assembly Meeting. He said that there are many positions open and that all owners were notified in case they wanted to run for one of these positions. The ballots are going home as soon as we have candidates for the positions which should be by the end of May. Notifications will also be sent via email. However, the office is having a hard time getting in touch with owners who have SBC Global accounts.
Don Pochinko, Presidente, hablo sobre las elecciones que se llevaran a cabo en la Anual Asamblea General. Dijo que habían varias posiciones abiertas y que se le notificó a todos los dueños en caso que quisieran correr por uno de estos puestos. La boletas se enviaran por correo en cuanto tengamos candidatos para estas posiciones lo cual tiene que ser para fines de mayo. Las notificaciones también se mandaran por correo electrónico, sin embargo, la oficina ha tenido dificultades en comunicarse con los dueños que tienen cuenta con SBC Global.
X. Pool Improvement/ Mejoramiento a la Alberca
Don explained that the planning for improving the Jacuzzi and pool was for two reasons:
1. Complaints from owners about not being able to operate or get the Jacuzzi heated when they needed it.
2. The high cost of gas to heat-up the Jacuzzi.
He said that after lengthy discussions to solve these problems, it was decided to use solar panels. However, we’re still waiting for a final proposal that will include the structure were the panels will be installed. Jose Arias asked for volunteers to reinforce the area for the panels so that the installation would be cheaper.
Ron Kelly said that if there is a possibility to lose the Club House, why make these changes? Per Jose Rodriguez, it is unrealistic for the PDM owners to lose the club house. Scott Dale, owner, said that all owners, especially him, would love to have a hot Jacuzzi when he needs it!
Don explico que el mejoramiento al jacuzzi y la piscina se debe a dos razones:
1. Las quejas de los propietarios al no poder operar o calentar el agua del jacuzzi cuando lo necesitaban.
2. El alto costo del gas para mantener el jacuzzi caliente.
Dijo que después de discutir en cómo resolver el problema, se decidió usar energía solar. Sin embargo todavía se está esperando un presupuesto final que incluya la estructura donde se instalarían los paneles solares. José Arias pidió voluntarios para reforzar la estructura para que la instalación de los paneles salga más barata. Ron Kelly, propietario, dijo que si existe la posibilidad de perder la Casa Club, para que hacer estos cambios. Jose Rodriguez dijo que es poco realista pensar que la Casa Club se puede perder. Scott Dale, propietario, dijo que todos los dueños, especialmente el, le encantaría tener el jacuzzi caliente cuando lo necesite.
Scott Cole, owner said that all owners, especially him, would love to have a hot Jacuzzi when he needs it!
Security
Don Pochinko explained that there is a plan being put together by the board to upgrade the security at PDM. Hector Hernandez has been looking at security cameras and VCR for the office. Ernesto Quintanar has been assessing the most vulnerable access points to PDM, especially the perimeter by the Hwy. He has also identified a couple of cut-outs on the wall that are easy access to PDM from Campo Lopez. Linda Heinz also pointed out that the wall close to her house is too low and someone can easily come in.
Don Pochinko explico que hay un plan que se está desarrollando para mejorar la seguridad de PDM. Hector Hernandez, propietario, ha estado viendo un sistema de cámaras y VCR para la oficina. Ernesto Quintanar ha estado evaluando los accesos más vulnerables para entrar a PDM, especialmente por el perímetro de la carretera. También ha identificado un par de cortes en la pared que son acceso a Puerta Del Mar por campo Lopez. Linda Heinz, propietaria, también indico que la pared cerca de su casa está muy baja y que alguien puede fácilmente entrar.
XI. Owners’ Comments
Ron drake wanted to know what is being done to reinforce the Rules and Regulations. Per Don Pochinko, the office is following the process to let the owners know that they are in violation.
Ron Drake quiso saber que se está haciendo para reforzar las Reglas Y regulaciones. Don Pochinko dijo que la oficina está siguiendo el proceso para hacerle saber a los dueños sobre las infracciones que están cometiendo.
Mr. Mesa, Architetural Committee member, said that the board is here to safeguard the interest of every member of this community. And, that instead of , complaining every member should do something to help PDM grow as a united community.
El Sr. Meza dijo que esta Mesa Directiva hace todo lo posible por proteger los intereses de toda esta comunidad . Y, que en vez de quejarse todos deberían hacer algo para que PDM cresca y sea una comunidad unida.
XII. Gaby Hernandez, made a motion to adjourn the meeting, the motion was seconded and the meeting was adjourned at 1:00 PM.
Gaby Hernández hizo una moción para que la junta se cerrara. La moción fue secundada y se cerró la reunión a la 1:00pm.
Respectfully submitted/Respetuosamente
Gaby Hernandez, Secretaria
Note: After the meeting Don Pochinko met with the board for a short presentation on Quicbooks vs. Compac./ Después de la reunión Don Pochinko se reunió con la Mesa Directiva para darles una breve presentación en QuickBooks Vs. Com pac .
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